Executive Assistence to the CEO / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

☺️ Happy to Meet You: Wir sind ein Hamburger Familienunternehmen in 2. Generation! Verstaubt? Im Gegenteil - wir sind mutig und dynamisch, jung und erfahren (manche schon seit mehr als 25 Jahren Teil der Crew ⛵️), familiär und wertschätzend im Umgang - Humor, Neugier und Drive sind bei uns selbstverständlich an Bord (im Arbeitsalltag). 💙 What We Love Doing: Seit 40 Jahren entwickeln wir digitale Lösungen für Rechtsabteilungen – von Mittelstand bis hin zu internationalen Konzernen wie Lufthansa oder Haribo - mit uns können sie mit KI mehr aus ihrem juristischer Datenschatz 🚀 holen und vor allem den Überblick über all die wichtigen Anliegen, die sie verantworten, behalten! 🏆 Dabei sind wir deutscher Marktführer. Unser Erfolgsrezept? Kontinuität, Kompetenz und vertrauensvolle, partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Aufgaben: Du wirst die Rechte Hand von mir Zoë, der Geschäftsführerin 🤚 💻 Du entlastest mich in der Koordination des Tagesgeschäft: Planung, Priorisierung, Organisation und strukturierte Vorbereitung von Meetings, Projekten und Entscheidungen.

• Organisational Excellence: Du bist happy, wenn Du alle Meeting Notizen, Aufgaben und Fragen in unserem Projektmanagement Tool Jira dokumentiert, verteilt und terminiert hast -> hierbei übernimmst Du in Meetings die Rolle, abzufragen wenn nicht klar ist: Wer macht Was bis Wann? 😉
• Du bereitest Meetings mit den Teams vor, sodass alle Daten vollständig sind, die Agenda klar ist und welche Entscheidungen von mir benötigt werden, und dass alle Informationen dafür in Entscheidungsvorlagen für mich schnell zu erfassen sind.

🎯 Projektmanagement & bereichsübergreifende Umsetzung: Du hilfst mir bei der Planung, Koordination & Umsetzung von teamübergreifenden Projekten, dass diese das richtige Staffing haben und die Ergebnisse erzielen.

• Du bist extrem organisiert, präzise und arbeitest strukturiert – auch wenn es mal schnell gehen muss verlierst Du nicht den Überblick oder die Ruhe.
• Du denkst vorausschauend und lösungsorientiert und erkennst eigenständig, wo Aufgaben liegen, priorisierst sie strategisch und sorgst dafür, dass ich den Kopf frei habe.

Qualifikation: Wir suchen Teamplayer mit Drive, Herz und Humor

• Du bist ein Digital Native, und absolut sicher im Umgang mit digitalen Tools von MS Office insb. Excel und Powerpoint, CRMs wie Hubspot und Projekt Management Tools wie Jira

Von Vorteil:

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft – aber auch Quereinsteiger*innen mit Erfahrung sind willkommen!
• Du hast Erfahrung in Projektmanagement, oder warst schon tätig in einer Unternehmensberatung oder in strategischen Projekten
• Du hast Begeisterung und Ideen für mehr Einsatz von KI im Arbeitsalltag

Benefits: 🙏 Wertschätzung – Für uns stehen eine wertschätzende Haltung und rücksichtsvolles Verhalten an erster Stelle. 🤝 Teamzusammenhalt – Aufgabenbereiche werden nach Stärken zusammengestellt - nur so können wir gemeinsam unser wahres Potenzial als Team entfalten. 🎯 Flache Hierarchien & Gestaltungsfreiraum – Deine Ideen zählen, kurze Entscheidungswege, regelmäßige Weiterbildungen und Raum für persönliche Entwicklung und Verantwortung. 🏡 Flexibles & mobiles Arbeiten – Gestalte deinen Arbeitsalltag eigenverantwortlich. 🏢 Schönes Büro in Eppendorf – Moderne Ausstattung & Top-Anbindung. 🍽️ Happy Office Vibes – Wöchentliche Team-Lunches & gemeinsame Events, gute Stimmung und jede Menge Kaffee Das könnte passen? Auch wenn nur teilweise? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! 🚀 Bitte lade Deinen CV hoch und wenn Du magst, statt einem Anschreiben, gerne den ein Dokument mit einem Link zu einem kurzen Vorstellungsvideo von Dir 🎥 Mich kannst Du auf Youtube und in Podcast schon vorab kennen lernen 🙃 Frohe Weihnachten & einen guten Rutsch ins neue Jahr! 🎄✨