Réceptionniste/Soutien administratif

Ce poste offre un soutien d’accueil et de bureau à une variété de personnes. Les titulaires doivent être capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois pour répondre aux exigences du poste. Ce poste fonctionne sous une supervision limitée.
• Responsable du standard téléphonique de la réception, répondre aux téléphones et diriger les appels au besoin.
• S’assurer que tous les visiteurs sont enregistrés dans le registre des visiteurs et fournir une assistance, y compris l’accès WIFI et les besoins généraux
• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et d’impression.
• Ouvrir tout le courrier entrant, envoyer toutes les factures des fournisseurs au siège social sur une base hebdomadaire, réacheminer le reste du courrier à la personne appropriée sur place.
• Trie les documents à classer selon des systèmes de classement particuliers.
• Gérer le courrier sortant et rediriger le courrier entrant vers la personne appropriée.
• Attribuer, mettre à jour et entretenir les casiers des employés
• Commander des blouses de laboratoire, des chaussures de sécurité et des lunettes EPI pour les nouveaux employés
• Mettre à jour la liste de distribution des employés dans Outlook
• Attribuez des porte-clés et des cartes Kronos aux nouveaux employés.
• Attribuez les casiers aux nouveaux employés et maintenez la liste des casiers à jour
• Initier l’accès aux demandes des utilisateurs informatiques pour les nouvelles embauches
• S’assurer que la trousse de bienvenue des nouveaux employés est préparée avant la date d’entrée en fonction
• Gérer les réservations de salles de réunion via Outlook
• Assurer le bon fonctionnement des fournitures de bureau et de cuisine, de l’équipement et de la machinerie de bureau, et organiser tous les travaux d’entretien et de réparation.
• Organiser des déjeuners, des réunions et des fonctions avec les clients, et coordonner les participants.
• Organiser les réservations de voyage et d’hébergement.
• Organiser les besoins d’expédition.
• Être appelé à aller chercher de la nourriture dans un magasin voisin pour des réunions avec des clients.
• Responsable d’Iron Mountain – envoi et récupération des fichiers
• Responsable de la coordination avec l’entreprise de déchiquetage.
• Responsable de la vérification des demandes WorkFlowGen du laboratoire
• Se voir confier, périodiquement, des projets spéciaux ou ponctuels.