Document Controller

We are looking for a highly organized and detail-oriented Document Controller to support our engineering and project teams. The successful candidate will help manage project documentation, support internal workflows, and maintain accurate records throughout the project lifecycle. Training and guidance will be provided to ensure a smooth integration into our processes and systems.

Nous recherchons un(e) gestionnaire de documents rigoureux(se) et organisé(e) pour soutenir nos équipes d'ingénierie et de gestion de projet. La personne retenue contribuera à la gestion de la documentation projet, au soutien des flux de travail internes et à la tenue de registres précis tout au long du cycle de vie du projet. Une formation et un accompagnement seront assurés pour une intégration réussie à nos processus et systèmes.

• Gestion des documents entrants et sortants : soumissions, transmissions, révisions et approbations.
• Contrôle de la conformité des documents aux standards du projet, à la nomenclature des documents et aux exigences de qualité internes.
• Tenue à jour des registres et métadonnées des documents.
• Coordination des revues de documents et des flux d'approbation avec les équipes internes et externes.
• Gestion des versions des documents et diffusion des seules versions approuvées.
• Téléchargement, classement et archivage des documents dans le système de gestion documentaire (GED).
• Accompagnement des chefs de projet, des ingénieurs et des parties prenantes dans l'utilisation de la GED, avec formation si nécessaire.
• Suivi des échéances de documentation et soutien à la soumission des documents dans les délais.
• Production de rapports simples sur l'état d'avancement des documents et les actions en cours.
• Traiter les informations sensibles avec confidentialité et professionnalisme.

We are looking for a highly organized and detail-oriented Document Controller to support our engineering and project teams. The successful candidate will help manage project documentation, support internal workflows, and maintain accurate records throughout the project lifecycle. Training and guidance will be provided to ensure a smooth integration into our processes and systems.

• Support the management of incoming and outgoing project documents, including submissions, transmittals, revisions, and approvals.
• Assist in ensuring documents follow project standards, naming conventions, and internal quality requirements.
• Maintain accurate and up-to-date document registers, logs, and metadata.
• Coordinate document reviews and approval workflows with internal and external teams.
• Help control document versions and ensure that only the latest approved documents are circulated.
• Upload, classify, and archive documents in the document management system (DMS).
• Support project managers, engineers, and stakeholders in using the DMS, with training provided as needed.
• Monitor documentation deadlines and support timely document submissions.
• Generate basic reports on document status, progress, and outstanding actions.
• Handle sensitive information with confidentiality and professionalism.