Annual Contracts Coordinator (Male/Female) – Maternity Leave Replacement

Coordonnateur(trice) des contrats annuels assure la gestion, le suivi et l’administration de tous les contrats de services liés aux résidences permettant d’assurer la continuité des opérations. Il/elle assure la conformité, l'efficacité, la qualité des services fournis et agit comme personne‐ressource entre l’équipe de gestion et les fournisseurs externes.


Principales responsabilités :
Gestion financière et budgétaire:

• Vérifier et assurer la conformité des bon de commande et factures selon les clauses contractuelles;
  
• Effectuer le suivi des paiements et signaler tout écart ou dépassement de coûts selon les ententes contractuelles;
  
• Comparer les prix entre fournisseurs pour aider à la prise de décision;
  
• Vérifier les factures en fonction des termes contractuels;
  
• Contribuer à l’élaboration du budget annuel lié aux contrats.
  

Suivi des contrats et échéances:

• Maintenir à jour le calendrier des échéances (renouvellements, révisions, fins de contrat);
  
• Coordonner les renouvellements et le suivi avec les différents fournisseurs et partenaires.
  (Exemples: Déneigement, Mécanique du bâtiment, Gestion Parasitaire, Système de protection incendie);
  
• Réagir rapidement en cas de service inadéquat ou d’urgence (panne, fuite, bris);
  
• Collaborer avec les directions des résidences et le personnel de maintenance pour planifier les interventions et inspections.

Audits:

• Assurer le suivi de l'exécution des contrats et du respect des clauses contractuelles (Qualité, paiements, conditions de service);
  
• Assurer la conformité en participant aux audits internes et externes et soutenir la direction dans la préparation des rapport annuels.
  
• Évaluer la performance des fournisseurs selon des critères prédéfinis (qualité, ponctualité, communication).
  

Gestion administrative des contrats:

• Demander des soumissions et préparer les bons de commande.
  
• Gérer les communications avec les fournisseurs concernant les conditions contractuelles, les délais et les modifications au contrat;
  
• Traiter les plaintes et les non-conformités en lien avec les contrats avec l’équipe de service;
  
• Maintenir à jour un registre complet des contrats signés avec leurs date d’échéance, renouvellement automatique ou résiliation et assurer la mise à jour dans le logiciel Guide TI;
  
• Planifier et coordonner les différentes visites, interventions ou inspections en collaboration avec l'équipe de la résidence, transmettre les instructions aux fournisseurs et assurer les suivis des interventions;
• Rédiger et transmettre les communications internes concernant les interruptions de service ou travaux planifiés;
  
• Contribuer à l’amélioration des processus contractuels internes
  
• Planifier et coordonner les achats des bâtiments
  

TU DÉTIENS LES FORMATIONS ET HABILETÉS SUIVANTES :

• Posséder une expérience de minimum 3 ans dans un poste similaire
  
• Posséder une expérience technique de la mécanique du bâtiment et de la résolution de problèmes
  
• Esprit d’analyse et sens des priorités.
  
• Habiletés en négociation et communication.
  
• Minimum de 1-3 ans d’expérience en approvisionnement, idéalement dans le secteur de la construction. (un atout).
  
• Maîtrise des logiciels de gestion d’achats Guide Ti (un atout).
  
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
  
• Maîtrise du français (oral et écrit); l’anglais est (un atout)
  
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en croissance.
  

VOICI CE QUE NOUS NOUS ENGAGEONS À T’OFFRIR :

• Un environnement où le personnel est au cœur de nos préoccupations
  
• Des assurances collectives pour prendre soin de toi
  
• Un REER avec contribution de l'employeur
  
• L'encadrement nécessaire pour développer tes compétences
  
• Une belle ambiance de travail avec une équipe dynamique et de bonnes valeurs
  
• Stationnement gratuit
  
• Repas à moindre coût
  
• Une flexibilité d’horaire
  
• Une sécurité d’emploi
  
• Des activités sociales organisées par l'entreprise
  
• Et encore plus
  

TON HORAIRE DE TRAVAIL :

• Poste de remplacement d'un congé de maternité
  
• Poste à temps plein de jour
  
• Principalement dans les espaces du corporatif
  
• Disponible à se déplacer dans nos différents établissements
  
• Disponible en cas d’urgence
  

PRÊT À ENTRER DANS L'AVENTURE LOKIA !?

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